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Externalizacion Gestion Documental:

La ubicación de sus oficinas en lugares céntricos y un volumen de documentación en crecimiento muy importante, obliga a las empresas a disponer de un gran espacio físico y personal cualificado para atender de la documentación de los archivos. Esto supone a la empresa un importante aumento en costes adicionales de personal, instalaciones, seguridad…

¿Cómo funciona un servicio externo de gestión documental? Normalmente se suele diferenciar en tres servicios:

Gestión de recogida y almacenamiento de documentos

  • Se realiza un inventario, manuscrito e introducción de la documentación en contenedores de cartón. El cliente, según su unidad de archivo, decide el contenedor más apropiado.
  • Etiquetado de contenedores.
  • Precintado de contenedores y elaboración de Acta de contenido.
  • Traslado de documentación.
  • Paletización.
  • Inventario informatizado de la documentación.
  • Envío de los inventarios informatizados; para que sirvan de petición de contenedores y búsquedas.
  • Las nuevas recogidas se realizarán en un plazo de 24 horas a partir de recibir aviso y en el plazo de 8 horas si el aviso de recogida es urgente. Las recogidas se actualizarán de forma inmediata en los inventarios.

Gestión de Archivo / Impresos

  • Archivo centralizado.
  • Le facilitamos el contenido real, naturaleza y todos los datos de su documentación, así como dispondrá físicamente del documento en muy poco tiempo, dedicándose exclusivamente a la actividad de su empresa.
  • Si necesita consultar in situ algún documento, deberá entregar autorización firmada por el responsable de su empresa.
  • Personal ajeno a nuestra empresa no puede acceder a las zonas reservadas para archivo. Además, todo nuestro personal tiene bajo contrato la obligación de mantener el secreto profesional.
  • Se confeccionan índices en los que aparece la fecha en la que puede realizarse la destrucción confidencial de la documentación.

Gestión de la destrucción de documentos

  • Destrucción certificada del material obsoleto almacenado en el archivo.
  • Suministro e instalación de las dependencias del cliente de contenedores de aluminio anti-vandálicos con cierre de seguridad y posterior gestión de su destrucción. Control a nivel de contenedor y no de contenido.
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Lrm consultoría logística
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