Externalizacion Gestion Documental:
La ubicación de sus oficinas en lugares céntricos y un volumen de documentación en crecimiento muy importante, obliga a las empresas a disponer de un gran espacio físico y personal cualificado para atender de la documentación de los archivos. Esto supone a la empresa un importante aumento en costes adicionales de personal, instalaciones, seguridad…
¿Cómo funciona un servicio externo de gestión documental? Normalmente se suele diferenciar en tres servicios:
Gestión de recogida y almacenamiento de documentos
- Se realiza un inventario, manuscrito e introducción de la documentación en contenedores de cartón. El cliente, según su unidad de archivo, decide el contenedor más apropiado.
- Etiquetado de contenedores.
- Precintado de contenedores y elaboración de Acta de contenido.
- Traslado de documentación.
- Paletización.
- Inventario informatizado de la documentación.
- Envío de los inventarios informatizados; para que sirvan de petición de contenedores y búsquedas.
- Las nuevas recogidas se realizarán en un plazo de 24 horas a partir de recibir aviso y en el plazo de 8 horas si el aviso de recogida es urgente. Las recogidas se actualizarán de forma inmediata en los inventarios.
Gestión de Archivo / Impresos
- Archivo centralizado.
- Le facilitamos el contenido real, naturaleza y todos los datos de su documentación, así como dispondrá físicamente del documento en muy poco tiempo, dedicándose exclusivamente a la actividad de su empresa.
- Si necesita consultar in situ algún documento, deberá entregar autorización firmada por el responsable de su empresa.
- Personal ajeno a nuestra empresa no puede acceder a las zonas reservadas para archivo. Además, todo nuestro personal tiene bajo contrato la obligación de mantener el secreto profesional.
- Se confeccionan índices en los que aparece la fecha en la que puede realizarse la destrucción confidencial de la documentación.
Gestión de la destrucción de documentos
- Destrucción certificada del material obsoleto almacenado en el archivo.
- Suministro e instalación de las dependencias del cliente de contenedores de aluminio anti-vandálicos con cierre de seguridad y posterior gestión de su destrucción. Control a nivel de contenedor y no de contenido.
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